Entrevista a PMO: ¿Cómo cambiará Reticulae con una Oficina de Gestión de Proyectos?

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PMO Reticulae

PMO Reticulae

Jesús Cocho y Gonzalo Montoro son dos de los nombres más sonados en Reticulae en los últimos meses. Y no es para menos. Han tomado la determinación de revolucionar la empresa de arriba abajo liderando el nuevo departamento de PMO (Project Management Office u Oficina de Gestión de Proyectos), una de las grandes apuestas para este 2020 en Reticulae. Con determinación, ilusión y buenas ideas, buscan dar soluciones a cualquier necesidad que haya en la empresa: mejorando el entorno de trabajo, adaptándolo para cada empleado y confiando en la formación y, en lo más valioso de esta organización, el capital humano.

PMO tiene el objetivo de gestionar el cambio en la metodología de trabajo, la cultura de la empresa, las personas y en los procesos que se verán afectados. Asimismo, trabajarán en modo colaborativo con el resto de las áreas de la empresa, desarrollando herramientas inteligentes que faciliten la toma de decisiones y que nos permitan mejorar el conocimiento que tenemos de los proyectos en tiempo real. 

Este equipo está liderado por Jesús Cocho, Project Manager, y Gonzalo Montoro, Data Analyst & Security Manager, un tándem perfecto de experiencia y habilidades. Ambos cuentan con una trayectoria previa en Reticulae, ocupando diferentes roles dentro de otros departamentos, por lo que conocen y saben priorizar las necesidades de la empresa. Nadie mejor que ellos para encomendarles la importante tarea que tienen entre sus manos. Ellos lo vieron claro y, gracias a su arrojo, han conseguido poner la maquinaria en marcha. 

Seguramente ya habrás escuchado hablar de PMO. Pero, también te habrán asaltado muchas preguntas al respecto: ¿Qué es exactamente este nuevo departamento? ¿En qué va a mejorar la empresa con él? ¿Me afectará en el trabajo diario? ¿Mejorará la calidad laboral y profesional del equipo? Todas estas preguntas se las formulamos al equipo de PMO, artífice y precursor de esta nueva visión y estrategia de trabajo en Reticulae. 

«Queremos seguir en la cresta de la ola, que es donde merecemos estar por trayectoria y estatus, aportando más valor a nuestros empleados y clientes», Jesús Cocho.

Para que todos lo comprendamos, empezaremos por la base, ¿qué es PMO? 

Jesús: Es una Oficina de Gestión de Proyectos. Este tipo de equipos de trabajo se encuentra muy arraigado dentro de compañías con mucho volumen de datos, muchas operativas diferentes, muchos modelos de negocio… Es un equipo que analiza absolutamente todo, desde antes de cerrar un proyecto nuevo a la facturación con los proveedores. También se caracteriza por dotar de las herramientas necesarias a los trabajadores, modificando incluso su operativa diaria si es monótona o poco ágil. A grandes rasgos, es un equipo 360º de la eficiencia y seguridad de la empresa.

Es un proyecto ambicioso, ¿hacía dónde queremos guiar a la organización con él?

Jesús: Queremos seguir en la cresta de la ola, que es donde merecemos estar por trayectoria y estatus, aportando más valor a nuestros empleados y clientes. O nos digitalizamos o nos quedamos atrás… Y gracias a la visión y apuesta de los socios de la empresa, lo de quedarnos atrás como que no, ¿verdad? 

Gonzalo: Nuestra meta es ayudar a nuestros compañeros a separar las actividades diarias que les restan tiempo efectivo para que puedan enfocarse en las tareas que requieren más atención, mejorando la calidad de sus puestos de trabajo y otorgándoles mayor autonomía.

¿En qué punto nos encontramos actualmente como empresa y cuáles serán los beneficios después del cambio?

Jesús: Hoy por hoy, podemos decir que estamos en un proceso de digitalización total. Este cambio supondrá y, perdón que me reitere, en aportarle valor tanto al trabajador en cualquiera de sus roles, como a los clientes y usuarios finales. Con valor me refiero a ser más ágiles, a la posibilidad de desarrollar tareas especializadas, de tener una visión global, hacer reportes automatizados… 

Gonzalo: Existen procesos de tratamientos de datos que implican acciones reiteradas. Para una empresa de nuestro sector, el servicio que ofertamos debe ir más allá del outsourcing comercial, debemos ser colaboradores de nuestros clientes y no meros vendedores de estos. En una era de continuos avances tecnológicos, Reticulae ha superado cualquier hándicap sobrevenido apostando por la innovación para apuntar muy alto y conseguir ser líderes en nuestro modelo de negocio. 

¿Cómo surge la idea de implementar un proyecto como este en Reticulae? ¿Cuál ha sido el trabajo previo a su puesta en marcha? 

Jesús: La idea surge hace ya casi un año… Viendo el crecimiento que teníamos, observamos que había determinadas tareas que no evolucionaban internamente tan rápido como deberían. Conocedores de esto, estudiamos implementar las técnicas y herramientas que nos ayudarían a realizar el trabajo más ‘tedioso’, para poder así centrarnos en tareas más complejas. Esas que hacen que nos comamos el coco, que nos sacan de nuestra zona de confort y nos hacen crecer. 

Hemos tenido ‘noes’ y reticencias por el camino, pero, también mucho apoyo, motivación y confianza por parte del equipo. Cuando se juntan las 3 características positivas antes comentadas, si tienes un poco de orgullo y confías en lo que tienes entre manos, no puedes cesar de intentarlo. Si tienes que llegar a los despachos de dirección, se llega. El NO ya lo teníamos asegurado. Pero, lo conseguimos y ahora es una realidad. El cambio ha comenzado…

A nivel de trabajo, han sido incontables las horas de análisis y pruebas, un continuo aprendizaje, algunos errores que pulir… También han sido infinitas felicitaciones, tranquilidad por parte de todos y mucho orgullo por el trabajo bien hecho tras los feedbacks y resultados obtenidos.

¿Cuáles son los ingredientes para crear una PMO? ¿Dificultades a las que os enfrentáis?

Jesús: Constancia, perspicacia, atención, orden, seguridad y mucho pundonor. ¿Dificultades? Todas y ninguna. De momento, tenemos que apoyarnos en muchas áreas que son la fuente de información de nuestros contenidos. Hasta ahora, unos más que otros, nos lo están poniendo muy fácil.

Gonzalo: El cúmulo de ingredientes que comenta Jesús no se homogeneiza sin que todos, sin excepción, deseemos formar parte del proyecto. Decía Paulo Coelho que “las personas cambian cuando se dan cuenta del potencial que tienen para cambiar las cosas”, y es eso lo que deseamos transmitir a Reticulae desde dentro para que se perciba desde fuera.

PMO se divide en 5 bloques diferentes, ¿cuáles son? ¿Qué finalidades tienen?

Jesús: Según las necesidades del equipo, hemos establecido 5 bloques: Centralización de datos, business intelligence, omnicanalidad y sistemas, formación y evaluación y agilidad operativa.

Ya profundizaremos en cada uno de ellos más adelante, pero, en general, lo que pretendemos es dar soluciones a los problemas diarios del equipo: mejorando el entorno de trabajo, adaptándolo a cada necesidad y confiando en la formación y, en lo más valioso de esta organización, el capital humano: los Reticulines.

El objetivo es hacernos más eficaces, capaces y grandes, liberándonos de aquellas tareas que no aportan valor. Podremos gestionar más cosas en menos tiempo, sí. Y gracias a ello, podremos especializarnos en tareas que ahora, por estar a muchas cosas de una manera desordenada, no podemos.

El empleado como epicentro de todo, ¿cómo le afecta directamente a él? ¿Cambiará su forma de trabajo actual?

Jesús: Efectivamente, es el epicentro de todo. ¡¡Vamos a ponérnoslo fácil! Cambiará su forma de trabajo, de entender la empresa y, como todo cambio, le afectará a nivel laboral. Pero, ojo, que el cambio va a ser a mejor, nos va a capacitar en un mundo cada vez más tecnológico, nos hará ser más colaborativos, ordenados… Nos permitirá ser especialistas y no tener que hacer tareas monótonas y rutinarias. 

Gonzalo: Imagina poder aportar valor a tu trabajo, sentirte un engranaje más de la maquinaria. Los compañeros se enfrentan a cambios no sin dudas, sin embargo, los que ya están empezando a gestionar las nuevas herramientas incluso demandan más desarrollo, siendo conscientes del avance que estamos logrando en la operativa diaria.

Habláis de una herramienta colaborativa, donde la opinión y la voz de cada uno de los empleados es importante. Explicaros… 

Jesús: En mi caso, al haber trabajado con un equipo durante bastante tiempo, puedo saber las necesidades de este y ajusto las soluciones a las mismas. Si vamos más allá, en una empresa de casi 500 trabajadores, como es normal, no llegamos a todos. Necesitamos que la gente nos cuente qué le falta, qué quiere, qué necesita… Lo que le podamos dar, le daremos. Y sino, le ofreceremos alternativas con otro tipo de metodología de trabajo. Estamos aquí para ayudar. El éxito de este proyecto no consiste en que Gonzalo o yo ejecutemos correctamente un análisis, una herramienta o lo que fuere. El éxito de este proyecto reside en que tiene que hablar todo el mundo, en que nosotros escuchemos sus necesidades con detenimiento y que, sabiendo lo que les hace falta, podamos cumplir con sus expectativas. Aunque, avisamos, somos más de superarlas…

Las nuevas tecnologías como base de todo, ¿cómo se trabajará a partir de ahora? 

Jesús: La base de todo es la persona, la tecnología el medio de transporte. De este modo, se trabajará con archivos donde todos podamos actuar a la vez, donde “si me surge una urgencia y tengo que salir de la oficina, pero necesito el OK a una petición, lo voy a poder hacer desde mi propio Smartphone”. Desde un área de empleado, al que todos podrán entrar con su correo corporativo, estará todo linkado con accesos directos a lo que cada persona necesite. La tecnología nos va a permitir ser muy eficientes y efectivos.

Gonzalo: Se minimizarán los márgenes de error, la información se alojará en la nube y no dependeremos de archivos físicos. Reticulae está 100% comprometida no solo con el avance tecnológico que ello supone, sino con un profundo respeto por el medio ambiente. Debido a esto el papel desaparecerá de nuestro entorno de trabajo y, con ello, la seguridad también aumentará notablemente.

PMO Reticulae

Al final de todo, la cuestión es innovar, innovar e innovar…. ¿Por qué hace falta?

Jesús: ¡¡Porque esto corre más que el correcaminos!! Con esto me refiero al mundo tecnológico, al mundo empresarial… Los clientes se vuelven más exigentes, las necesidades internas crecen, el control de gastos hay que llevarlo a rajatabla… Tantas cosas….

Gonzalo: Necesitamos ser más competitivos, no podemos relajarnos. En un mercado tan exigente como el nuestro, el avance y continuo desarrollo tiene que trabajarse cada día, no podemos anclarnos a sistemas que de un día para otro se quedan obsoletos. 

«Hemos construido un árbol de fuertes raíces para lograr crecer más y mejor», Gonzalo Montoro.

La matriz de PMO la habéis llamado “Génesis”, un nombre que no se ha elegido al azar y tiene mucho significado, haciendo referencia al origen o principio de algo, ¿es la revolución de Reticulae?

Jesús: Es la revolución, sí. Es un cambio de rumbo total respecto a la metodología interna de la empresa. La apuesta por el empleado apoyado en la tecnología es un cambio radical. Antes todo el peso recaía en el trabajador, en lo bien que ejecutara su tarea… Las personas enfermamos, tenemos malos días y, por desgracia, no rendimos siempre igual. Si hay tareas que, programando una máquina con x algoritmos, hace el trabajo perfecto y siempre igual, aprovechémonos, saquémosle partido y dediquemos nuestros esfuerzos en analizar los resultados de la máquina y darle visión a quien la necesita.

Gonzalo: La matriz ha sido el origen y puesta en marcha del departamento. Hemos construido un árbol de fuertes raíces para lograr crecer más y mejor. El nombre proviene del germen de cada nuevo proyecto, el inicio que marca en Reticulae la entrada de un nuevo cliente, algo que siempre es motivo de alegría e ilusión. La misma que ha supuesto para nosotros abordar esta tarea.

El 2020 es vuestro año, a nivel profesional, ¿cómo lo afrontáis? ¿Cómo os veis dentro de 12 meses?

Gonzalo: Por mi parte con mucha energía. Creo que hablo por los dos cuando afirmo que nos faltan horas en el día. Tenemos tanta ilusión en crear e implantar esta metodología de trabajo que ¡¡quisiéramos que el día tuviera 30 horas!! Además de suponer un reto profesional para nosotros, el hecho de desarrollarlo en nuestra propia empresa, la que nos ha brindado su confianza, hace que el trabajo diario se realice con especial mimo. 

Jesús: Nueva década, no podía haber empezado mejor… No es fácil este nuevo puesto, pero lo afronto con muchísima confianza y coraje. Soy muy testarudo y las cosas que se pueden hacer, se deben hacer si son buenas para nosotros, cueste más o cueste menos.

¿Dentro de 12 meses… Rappel sigue vivo? Pero, si no sé lo que voy a cenar esta noche… Bromas aparte, vivo al día porque no sé si estaré aquí mañana. Seguramente estaremos en una fase del proyecto que nos permita exportarlo a otros clientes, pero primero vamos a hacer de Reticulae el mejor JET del OUTSOURCING COMERCIAL. 

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2 Comments

  1. Manuel de la Torre dice:

    Enhorabuena Jesús, somos muchos los que confiamos ciegamente en ti!!

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